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Ressources · Conformité

Modèles RGPD pour le pointage géolocalisé

Trois modèles prêts à l'emploi pour vous mettre en conformité avec le RGPD et les recommandations de la CNIL avant de déployer Badg'heure dans votre organisation.

Documents au format Word (.docx), à ouvrir avec Microsoft Word, LibreOffice, Google Docs ou Pages.

Avant de commencer

Les 5 étapes de la mise en conformité

  1. 1

    Préparer la mise en conformité interne

    Présenter le dispositif Badg'heure aux instances représentatives du personnel (CSE) si applicable. Utiliser le modèle de PV ci-dessous.

  2. 2

    Informer individuellement chaque salarié

    Remettre la note d'information individuelle, personnalisée à votre organisation. Conserver la preuve de remise (signature ou décharge).

  3. 3

    Mettre à jour votre registre des traitements

    Ajouter une entrée pour le traitement "Pointage géolocalisé" dans votre registre RGPD interne. Modèle prêt à intégrer ci-dessous.

  4. 4

    Signer le DPA avec Y-Nissy Conception

    L'accord de sous-traitance (RGPD art. 28) doit être signé entre votre organisation et nous. Sur demande à contact@badgheure.fr.

  5. 5

    Mettre en service après respect du délai d'information

    Compter au moins 15 jours entre la remise de la note d'information et la mise en service effective.

Téléchargements

Les trois modèles à télécharger

Chaque modèle contient des emplacements [ENTRE_CROCHETS] à remplacer par les valeurs propres à votre organisation.

Obligatoire

Note d'information aux salariés

Modèle d'information individuelle à remettre à chaque salarié avant la mise en service de Badg'heure (RGPD art. 13 + Code du travail art. L1222-4). Personnalisable, prêt à signer.

Audience

À remettre à chaque salarié

Télécharger

note-info-salarie-geolocalisation.docx

Obligatoire si 11+ salariés

Procès-verbal de consultation CSE

Modèle de PV pour la consultation du Comité Social et Économique (CSE) préalable à la mise en place du dispositif. Obligatoire pour les organisations de 11 salariés et plus.

Audience

Pour le CSE de votre organisation

Télécharger

pv-cse-geolocalisation.docx

Obligatoire

Entrée registre des traitements

Modèle d'entrée pour votre registre des activités de traitement (RGPD art. 30). À intégrer dans votre registre interne en tant que responsable de traitement.

Audience

Pour votre DPO / responsable RGPD

Télécharger

registre-traitement-geolocalisation.docx

Bon à savoir

  • Format Word (.docx). Les modèles s'ouvrent avec Microsoft Word, LibreOffice Writer, Google Docs ou Apple Pages, et s'exportent en PDF depuis votre traitement de texte si vous en avez besoin pour une signature ou un archivage.
  • À personnaliser. Remplacez les zones [ENTRE_CROCHETS] par les informations propres à votre organisation : raison sociale, dates, noms, adresses e-mail.
  • Conservez les preuves. La remise de la note d'information aux salariés doit être tracée (signature, décharge, accusé de réception par e-mail). En cas de contrôle de la CNIL, c'est cette preuve qui démontre le respect de l'article 13 du RGPD.
  • Mises à jour. Ces modèles seront complétés au fil des évolutions réglementaires. Pensez à revenir les consulter régulièrement.

Besoin d'un accompagnement sur la conformité ?

Notre équipe peut vous aider à mettre en conformité le déploiement de Badg'heure dans votre organisation.

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